Глава тринадцатая.

Регистрация участников

Можно выделить два основных способа регистрации участников на мероприятие. Принципиально они отличаются тем, как осуществляется оплата.

 

Предварительная регистрация с последующим подтверждением и оплатой

Этот вариант может быть интересен тем, кто проводит мероприятие впервые и планирует начать анонсирование события задолго до него. В таком случае предварительная регистрация позволит всем заинтересованным «застолбить» места. А оплатить, когда у них будет возможность. Особенно это актуально для мероприятий с высокой ценой участия.

При этом вы должны ограничить время, в течение которого возможна оплата забронированного места. Помните, что большинство тех, кто проявил интерес к событию со временем забудет о нем, а основная часть предварительных регистраций сгорит. И скорее всего для стимулирования оплат вам понадобится отдельный сотрудник.

 

Регистрация с обязательной оплатой сразу

При этом варианте невозможно забронировать место с последующей оплатой. Участие оплачивается сразу. Такая регистрация похожа на то, как обычно продаются билеты, например, на концерты. Этот вариант продажи можно назвать предпочтительным, возьмем его за основу будущего описания.

 

Подумайте об идентификации

Рассматривайте продажу билетов в неразрывной связи с тем, как вы будете обрабатывать весь входящий поток посетителей непосредственно на мероприятии.

Удобнее всего организовать продажу так, чтобы все участники получали после оплаты билет, на котором указывается вся необходимая информация:

  • Название события
  • Даты проведения
  • Место проведения
  • Формат участия (если разные форматы предусмотрены)
  • Стоимость участия
  • Уникальный номер билета

 

Ваш список участников при этом должен формироваться в формате:

  • Имя
  • Фамилия
  • Отчество (не обязательно)
  • Название компании (не обязательно)
  • Номер телефона
  • Адрес электронной почты
  • Уникальный номер билета

 

Эти сведения понадобятся вам при выдаче именных бейджей, изготовления именных сертификатов участников, если это требуется. И для организации пропуска по фамилии для тех, кто забыл билет.

Отметим, что не всегда сведения вроде места проведения (и даже дат) могут быть известны вам на момент начала продаж. Или вы можете предоставить участнику скидку, которую скорее всего будет невозможно отобразить на билете. Это может стать причиной отказа от варианта с продажей участия по билетам в пользу регистрации по спискам. То есть когда участник после оплаты получает не билет, а подтверждение, что его данные внесены в список участников и ему достаточно назвать свою фамилию на входе.

В целом вариант при котором участник сразу получает билет удобнее. Поскольку предоставление билета участником на стойке регистрации или сразу на входе существенно ускоряет процесс непосредственной регистрации или пропуска.

 

Больше всего проблемных вопросов возникает именно на стойке регистрации участников.

 

Если же вы не просите участников иметь при себе в обязательном порядке билет, то должны побеспокоиться о возможности пропуска по фамилии. То есть ваша база участников должна формироваться в таком формате, чтобы на стойке регистрации операторы могли настроить поиск и печать бейджей. Так, например, имя и фамилия должны заноситься в базу через сайт отдельными строками, чтобы сделать возможным поиск по фамилии и сортировку.

 

Несколько участников — несколько билетов

Вы можете предоставить возможность покупки сразу нескольких билетов одним участником. При этом позаботьтесь о том, чтобы регистрация проводилась для каждого участника отдельно: 5 участников — 5 разных билетов на разные фамилии. Если вы сделаете регистрацию нескольких человек по одной фамилии по принципу «Петров +3», то сильно усложните работу всей команде проекта.