Чтобы у гостей вашего мероприятие осталось наилучшее впечатление от выступлений спикеров, необходимо ответственно подготовиться и вам, и выступающим.

Подготовьте документы в срок

Во-первых, не забывайте, что вы должны подписать договор со спикерами. Вне зависимости от того, с кем вы работаете, важно юридически оформить отношения. Это снижает риски и гарантирует выступление. В практике были случаи, когда спикеры, не подписавшие вовремя договор, хотели отменить выступление за неделю до него.

Напоминайте про выступление

Хорошим тоном будет напомнить выступающим о мероприятии за неделю и за день до него. Обычно занятые люди склонны все записывать. Но вам стоит перестраховаться и взять роль записной книжки на себя. Так вы исключите неприятные ситуации, когда спикер мог просто забыть о том, что у него запланировано выступление. Такое тоже бывает.

Давайте спикерам точные инструкции

Когда вы будете связываться со спикерами для напоминания о мероприятии, формулируйте точные инструкции для того, чтобы сориентировать их на площадке:

• Точная тема выступления
• Точное время начала
• Время окончания
• Предполагаемое количество участников
• Размер помещения и сцены
• Наличие компьютера, его тип
• Наличие проектора или экрана
• Возможность отдыха перед или после выступления
• Наличие стоянки у места проведения
• Контактное лицо и его координаты

Если вы отправляете всю информацию по электронной почте, убедитесь, что она дошла до получателя и он с ней ознакомился.

Отсматривайте все презентации и слайды

Важно заранее просмотреть все, что будет показываться на мероприятии. Попросите спикеров отправить вам презентации, чтобы проверить соответствие заявленной тематике и качество слайдов. Если вы почувствуете, что какие-то слайды требуют исправления с точки зрения дизайна, предложите услуги своего дизайнера бесплатно. Это ровно тот случай, когда важнее результат: все, и особенно слайды, должно соответствовать концепции мероприятия и заявленному уровню качества и стилю.

Техника должна быть подготовлена

Перед началом мероприятия крайне важно проверить работу всего оборудования, с которого будут транслироваться слайды или видеоролики. Нужно проверить пульты, компьютеры, мышки, подключение всех проводов, вывод звука и его качество. Так вы избежите лишних пауз для настройки.

Будет полезно прогнать все слайды заранее на том компьютере, с которого они будут показываться. Это позволит проверить запуск интерактивных материалов: видео и звука, анимацию. А также уровень громкости и качество звука.

Встречайте спикеров

Определите человека, который будет отвечать за встречу спикеров и их сопровождение на мероприятии. Это должен быть ответственный администратор, который сможет решить любой вопрос: от того, чтобы заменить воду, до того, чтобы предоставить помощнику спикера дополнительную аккредитацию на месте.

По прибытии спикер должен позвонить ответственному администратору. И тот отведет выступающего в зал или в комнату команды проекта для ожидания. Далее объяснит порядок действий, а в паузе перед выступлением поможет в подготовке уже на сцене: объяснит, как работает микрофон, как переключаются слайды, где показывается оставшееся время выступления и так далее.

Держите их в курсе тайминга

После того, как мероприятие началось, ничто не является более важным, чем расписание и соблюдение времени выступлений. Потому что задержка в выступлении одного спикера может стать причиной сдвига кофе-пауз или выступлений других спикеров. Публика к этому очень чувствительна.

В абсолютном большинстве случаев именно несоблюдение тайминга становится причиной различных накладок на мероприятии.

Кстати, не забудьте установить экран для спикера, который будет крупными цифрами показывать, сколько времени осталось ему выступать. А если вы захотите самостоятельно привлечь внимание выступающего к тому, сколько времени осталось (или его совсем уже нет), подготовьте специальные таблички. На них может быть указано, что осталось «5 минут», или что «Время вышло». Показывать их можно из обусловленного места, с которого таблички хорошо видно только выступающему.