Важная особенность в продвижении мероприятий — возможность делать это бесплатно. СМИ, рекламные компании очень охотно идут на поддержку событий, видя в них контент для своих источников.

Поиск партнеров

Ответственным за поиск и работу с информационными партнерами должен быть отдельный человек — специалист по работе с партнерами. Если вы проводите мероприятие впервые, то первое время ему придется очень много времени проводить «на телефоне».

Цель по привлечению специалистом 100-150 информационных партнеров крупного мероприятия можно назвать адекватной. При этом особое внимание нужно уделить поиску ключевых информационных партнеров — их поддержка подкрепляет статус мероприятия и подобно магниту притягивает другие СМИ.

Документы, презентация, сайт

Для информирования СМИ о своем мероприятии и объяснения его особенностей у вас должны быть подготовлены соответствующие презентационные материалы.

1. PDF-версия предложения для инфопартнеров

Конечно же для связи со СМИ вы в первую очередь будете использовать телефонные звонки. При этом в большинстве случаев вас будут просить отправить презентацию на электронную почту. Презентация должна быть качественно составлена и сверстана. По большому счету в нее должно войти самое важное из пресс-кита (см. ниже).

Одной из важнейших страниц презентации будет страница с описанием спонсорских пакетов. Это могут быть пакеты:

• Промо-партнер
• Информационный партнер
• Генеральный информационный партнер

Денежный эквивалент для оценки стоимости всех пакетов будет разным. В свою очередь вы должны сразу сформулировать объем услуг, который вы оказываете информационным партнерам в рамках каждого из пакетов. Это могут быть:

• Аккредитации на мероприятие
• Размещение информации в социальных сетях
• Размещение рекламных конструкций (баннеров, стендов) на сцене, в холле
• Приветственное слово и иные упоминания на мероприятии
• Упоминания в СМИ (кстати, вы должны помнить, что конкурирующие СМИ не склонны говорить друг о друге)
• Размещение логотипа на сайте, билетах, плакатах, в программе мероприятия

На изображении представлен раздел основной страницы сайта семинара «Главмаркетинг» с логотипами партнеров.

Чтобы правильно подобрать пакет для информационного партнера, оцените охват и частоту публикуемых им материалов. Если охват аудитории партнера небольшой, попросите повысить частоту, то есть размещать ваше сообщение чаще.

2. Специальная страница на сайте

Если у вашего мероприятия будет свой сайт, то на нем вы должны создать специальную страницу, на которой будет размещено полное описание вашего предложения для партнеров, спонсорские пакеты и контактная информация.

3. Пресс-кит

Это пакет документов, который передается СМИ для их обеспечения полной информацией о мероприятии. В пресс-кит входят:

• Пресс-релиз (сообщение для СМИ в формате новости)
• Факт-лист (информация об организаторе и спикерах, программе и месте проведения мероприятия)
• Файлы для скачивания (логотип, фотографии, программа мероприятия и другие документы)

Как оформить отношения

Так как вы будете работать с партнерами на основе зачета взаимных требований (бартер), то вам стоит составить договор. Обычно используется такой порядок: вы составляете договор на оказание своих услуг партнеру, партнер — своих вам. Вы оба выставляете друг другу счета. После оказания услуг подписываете соглашение о зачете взаимных требований. В любом случае в сделке должен участвовать ваш бухгалтер и юрист, чтобы исключить риски.

Стоит отметить, что для СМИ подобная работа является популярной и принципиальных сложностей возникать не должно. Часто СМИ предлагают свои приемлимые условия оформления отношений.

Медиаплан

В можете дополнить медиаплан, в котором планируете размещение своих материалов, разделом, в котором будут отмечены запланированные публикации у партнеров. Это поможет вам планировать тематику будущих публикаций и следить за выполнением обязательств партнерами. С таким медиапланам ваши собственные публикации и публикации партнеров будут иметь общую тематику и даты выхода, что повысит эффективность.

Отчеты

С самого начала работы необходимо позаботиться о формировании отчета для ваших информационных партнеров. Этот отчет будет содержать скриншоты, фотографии и другие подтверждения публикации информации в рамках сотрудничества. Перед подписанием акта или соглашения с партнером вы сможете отправить ему папку с подтверждениями выполнения услуг со своей стороны. Это всегда производит хорошее впечатление на партнеров и служит подтверждением ваших компетенций.