Глава шестнадцатая.

Подготовка площадки

Работайте с планом места проведения

Чтобы грамотно организовать размещение партнеров в холле, стоек регистрации, столы для фуршета и т.п., необходимо заранее продумать их расположение на плане. Попросите у арендодателя план холла (и зала для выступлений). Обязательно проверьте его актуальность на месте. И сделайте несколько фотографий с разных ракурсов, чтобы точно понимать, где что находится.

 

Завозите все заранее

Большинство площадок позволяют завозить оборудование и материалы за несколько дней до проведения мероприятия. И предоставляют помещения для их хранения. Это помогает заранее собрать на месте проведения рекламные материалы информационных партнеров, материалы для оформления площадки и арендуемое или предоставленное партнерами оборудование. Что существенно экономит ваше время для их непосредственного монтажа и подключения.

 

Работать придется ночью

Скорее всего для мероприятия вы выберете популярную площадку. А ваше мероприятие будет следовать сразу же после чужого. И вам дадут монтировать рекламные материалы и оборудование в строго определенное время. Например, с 00:00 часов. Это неудобно и требует сверхурочной работы подрядчиков. Но если вы выбираете профессионалов, то, скорее всего, они будут априори готовы к работе в таком режиме.

 

При выборе подрядчиков и площадки заранее обсудите ночное время монтажа оборудования и поздний демонтаж.

 

Не забудьте заранее передать охране и арендодателю список лиц, которые будут задействованы при монтаже. Если вы этого не сделаете, то охрана сможет отказать в доступе любому, кого нет в списке. И вы потратите много времени на решение банальной проблемы.

 

Все должно быть готово за час до начала

При составлении плана подготовки площадки и сценария мероприятия не рассчитывайте на готовность «час в час». Планируйте завершить монтаж и расстановку оборудования и материалов как минимум за час. Редко удается подготовить площадку без накладок. А запасной час поможет избежать неожиданных проблем.

Передайте каждому участнику подготовки его график с указанием того, когда он должен прибыть на место и что должен сделать в конкретный промежуток времени. По большому счету это будут просто выдержки из сценария вашего мероприятия.

 

Ответственным должен быть администратор

С самого начала работы администратор площадки, который отвечает за ее подготовку, должен быть в курсе всех нюансов относительно деталей мероприятия:

  • как планируется расставить стенды партнеров в холле
  • сколько нужно волонтеров для контроля доступа посетителей события
  • где планируется расставить рекламные материалы
  • где будет организовано питание участников
  • где будут оборудованы стойки регистрации
  • какие информационные партнеры привезут свои рекламные материалы

 

Администратор площадки также должен владеть контактами всех информационных партнеров, лиц, отвечающих за техническое обеспечение, лиц со стороны арендодателя, организаторов кейтеринга, охраны.

 

Для всех участников и сторон проекта администратор площадки — человек, который контролирует мероприятие и может решить любой вопрос на месте.

 

Важно придерживаться именно этой идеи по ходу работы и держать администратора в курсе даже самых незначительных изменений.