Общее планирование

Для общего планирования работы команды проекта я рекомендую использовать таблицу в формате графика Ганта. В графике можно легко и удобно составлять список задач, отмечать временные интервалы для их выполнения, добавлять ответственных, а также делать соответствующие отметки по ходу работы над задачами.

На рисунке показан фрагмент графика Ганта, в котором отмечены даты (верхняя строка), список задач (левый столбец) и период их выполнения (цветные отметки в правой части).

Удобно вести общий график Ганта в совместном сетевом документе. Например, в Google Docs.

Медиаплан

Медиаплан также можно вести в формате графика Ганта. Этот план нужен для того, чтобы упорядочить работу интернет-маркетолога. Рекламная кампания по продвижению мероприятия предполагает этапы, привязанные к датам повышения цен и другим событиям. Поэтому в медиаплане обязательно должны быть прописаны не только источники, но и краткое содержание размещаемых в них рекламных сообщений.

Редакционный план

Представляет собой документ, в котором отмечается, какие публикации должны выходить в собственных, партнерских и платных источниках. Редакционный план систематизирует работу PR-специалиста и помогает ему не забыть о том, где и когда должны выходить разные материалы.

Редакционный план также можно вести в формате графика Ганта.

Сценарий мероприятия

В этом документе постепенно формируется таблица в которой записывается время подготовки площадки, начала мероприятия, выступления спикеров, кофе-пауз и всех остальных событий, которые требуют участия разных членов команды проекта.

Сценарий состоит из столбцов:

• Время (дата, час, минута)
• Событие (например: «Монтаж press-wall»)
• Описание (например: «Необходимо перенести со склада press-wall и установить конструкцию в холле»)
• Ответственный и его контакты (например: «Иван Петров, +7 (904) 432-231-4х»)
• Подрядчик и его контакты (например: «ООО «Рекламная компания», +7 (922) 672-129-2х»)
• Готовность (комментарий о текущем состоянии в свободной форме, например: «Договариваемся по цене»)

Так формируется полный список необходимых действий, которые должны сделать разные члены команды проекта непосредственно на мероприятии.

Сценарий распечатывается и передается всем членам команды проекта. Они используют его для того, чтобы знать, что им нужно делать в каждый конкретный момент времени.