Глава семнадцатая.

Оборудование для мероприятия

Для успешного проведения мероприятия вам понадобится большое количество разнообразной техники.

Вы всегда можете взять технику в аренду. Но желательно выстраивать партнерские и спонсорские отношения с теми, кто может предоставить вам оборудование на основе зачета взаимных требований (бартер).

 

Необходимое оборудование

Для проведения вам понадобится:

  • проектор
  • 2-3 микрофона
  • экран для проектора
  • компьютер для включения презентаций с установленными специальными программами
  • монитор для показа оставшегося времени выступления спикеру, который ставится на сцену
  • монитор для показа слайдов спикеру, который также ставится на сцену
  • рации для всех членов команды проекта

 

Если вы проводите мероприятие для 300-500 участников, то на стойке регистрации скорее всего будут работать администраторы. И они будут отмечать участников через сайт или специальную программу на компьютере. Для обеспечения их работы понадобится:

  • 7-10 компьютеров
  • 3-5 принтеров для печати бейджей
  • общий принтер для печати других документов
  • 7-10 блоков бесперебойного питания
  • роутер для подключения к сети
  • соответствующее количество проводов и удлинителей

 

Приглашайте фото- и видеостудии

Фото и видеосъемку на вашем мероприятии могут провести профессиональные студии. Для таких компаний участие в мероприятии — это хороший опыт для сотрудников и возможность продвижения среди целевой аудитории. Вполне допустимо, чтобы на всех материалах, которые снимают для вас студии, были размещены их логотипы.

 

Привлекайте партнеров

Охотно участвуют в качестве партнеров мероприятий компании, которые занимаются какими-либо сервисами или услугами. Как правило, они уже имеют опыт продвижения на мероприятиях с использованием собственной сувенирной продукции, либо устанавливая промо-оборудование.

Такие партнеры могут предоставить:

  • «станции» для зарядки мобильных устройств
  • развлекательные аттракционы
  • стенды или экраны с навигацией по городу
  • фото-принтеры

 

Поскольку партнер предоставляет вам технику и устройства бесплатно, он вполне может рассчитывать на то, что они будут оформлены с использованием только собственной символики и элементов оформления.

 

Стремитесь к взаимозачету

Не обязательно, что вам удастся найти партнеров сразу, продолжайте поиск. В практике были случаи, когда партнер принял предложение за сутки до мероприятия.