Для успешного проведения мероприятия вам понадобится большое количество разнообразной техники.

Вы всегда можете взять технику в аренду. Но желательно выстраивать партнерские и спонсорские отношения с теми, кто может предоставить вам оборудование на основе зачета взаимных требований (бартер).

Необходимое оборудование

Для проведения вам понадобится:

• проектор
• 2-3 микрофона
• экран для проектора
• компьютер для включения презентаций с установленными специальными программами
• монитор для показа оставшегося времени выступления спикеру, который ставится на сцену
• монитор для показа слайдов спикеру, который также ставится на сцену
• рации для всех членов команды проекта

Если вы проводите мероприятие для 300-500 участников, то на стойке регистрации скорее всего будут работать администраторы. И они будут отмечать участников через сайт или специальную программу на компьютере. Для обеспечения их работы понадобится:

• 7-10 компьютеров
• 3-5 принтеров для печати бейджей
• общий принтер для печати других документов
• 7-10 блоков бесперебойного питания
• роутер для подключения к сети
• соответствующее количество проводов и удлинителей

Приглашайте фото- и видеостудии

Фото и видеосъемку на вашем мероприятии могут провести профессиональные студии. Для таких компаний участие в мероприятии — это хороший опыт для сотрудников и возможность продвижения среди целевой аудитории. Вполне допустимо, чтобы на всех материалах, которые снимают для вас студии, были размещены их логотипы.

Привлекайте партнеров

Охотно участвуют в качестве партнеров мероприятий компании, которые занимаются какими-либо сервисами или услугами. Как правило, они уже имеют опыт продвижения на мероприятиях с использованием собственной сувенирной продукции, либо устанавливая промо-оборудование.

Такие партнеры могут предоставить:

• «станции» для зарядки мобильных устройств
• развлекательные аттракционы
• стенды или экраны с навигацией по городу
• фото-принтеры

Поскольку партнер предоставляет вам технику и устройства бесплатно, он вполне может рассчитывать на то, что они будут оформлены с использованием только собственной символики и элементов оформления.

Стремитесь к взаимозачету

Не обязательно, что вам удастся найти партнеров сразу, продолжайте поиск. В практике были случаи, когда партнер принял предложение за сутки до мероприятия.