Для успешного проведения мероприятия вам понадобится большое количество разнообразной техники.
Вы всегда можете взять технику в аренду. Но желательно выстраивать партнерские и спонсорские отношения с теми, кто может предоставить вам оборудование на основе зачета взаимных требований (бартер).
Необходимое оборудование
Для проведения вам понадобится:
- проектор
- 2-3 микрофона
- экран для проектора
- компьютер для включения презентаций с установленными специальными программами
- монитор для показа оставшегося времени выступления спикеру, который ставится на сцену
- монитор для показа слайдов спикеру, который также ставится на сцену
- рации для всех членов команды проекта
Если вы проводите мероприятие для 300-500 участников, то на стойке регистрации скорее всего будут работать администраторы. И они будут отмечать участников через сайт или специальную программу на компьютере. Для обеспечения их работы понадобится:
- 7-10 компьютеров
- 3-5 принтеров для печати бейджей
- общий принтер для печати других документов
- 7-10 блоков бесперебойного питания
- роутер для подключения к сети
- соответствующее количество проводов и удлинителей
Приглашайте фото- и видеостудии
Фото и видеосъемку на вашем мероприятии могут провести профессиональные студии. Для таких компаний участие в мероприятии — это хороший опыт для сотрудников и возможность продвижения среди целевой аудитории. Вполне допустимо, чтобы на всех материалах, которые снимают для вас студии, были размещены их логотипы.
Привлекайте партнеров
Охотно участвуют в качестве партнеров мероприятий компании, которые занимаются какими-либо сервисами или услугами. Как правило, они уже имеют опыт продвижения на мероприятиях с использованием собственной сувенирной продукции, либо устанавливая промо-оборудование.
Такие партнеры могут предоставить:
- «станции» для зарядки мобильных устройств
- развлекательные аттракционы
- стенды или экраны с навигацией по городу
- фото-принтеры
Поскольку партнер предоставляет вам технику и устройства бесплатно, он вполне может рассчитывать на то, что они будут оформлены с использованием только собственной символики и элементов оформления.
Стремитесь к взаимозачету
Не обязательно, что вам удастся найти партнеров сразу, продолжайте поиск. В практике были случаи, когда партнер принял предложение за сутки до мероприятия.