Глава шестая.

Место проведения

Часто место, в котором будет проходить мероприятие, говорит, каким оно будет: серьезным, массовым, пафосным, интересным или скучным, успешным или провальным.

 

От выбора места проведения значительно зависит успех вашего мероприятия.

 

Неважно, насколько уникален ваш контент, программа, спикеры. В любом случае, за редчайшим исключением, большинство мероприятий посетителями воспринимаются как возможность провести время: посмотреть на других, послушать интересные мысли, сменить обстановку. Для этих людей очень важно, чтобы все это проходило в удобном месте на приятной и известной площадке. Популярная площадка снимает опасения, повышает статус события.

 

Техническое обеспечение

Выбирайте площадку, на которой есть все, что нужно для проведения вашего мероприятия:

  • Необходимое количество посадочных мест
  • Сцена с хорошим светом
  • Профессиональное звуковое оборудование
  • Проектор или большой экран
  • Интернет
  • Кейтеринг, при необходимости
  • Персонал, обслуживающий площадку

 

Как правило, все это есть в нужном количестве и качестве на площадках, которые специализируются на проведении бизнес-мероприятий. Если вы выберете площадку, на которой чего-то не будет, вам придется платить дополнительные деньги из своего кармана и решать вопросы с техническим обеспечением за площадку. Если вас убеждают в том, что на площадке есть все необходимое, посетите ее, чтобы убедиться в этом лично.

 

Почему это важно

В любом более или менее крупном городе есть отели, выставочные залы, арт-пространства, концертные залы и театры, в которых вы можете провести свое мероприятие. При этом каждая из площадок будет представлять себя как лучший из вариантов. На деле окажется так, что многого из того, что вам нужно, не окажется на месте, даже если вам говорили обратное. Важно лично на месте убедиться в том, что все из того, что вам хотят продать, действительно есть на самой площадке.

 

Все нужно посетить лично

Не полагайтесь на карты, фотогалереи из портфолио или рассказы коллег. Если вам предлагают площадку, посетите ее лично. Тем более если речь идет о городе, в котором вы не были. Может оказаться так, что центр города, где вам предлагают провести бизнес-форум — худший из вариантов из-за отсутствия подъездных путей к месту проведения. Или, что «новая площадка на 1 500 человек» на самом деле находится среди еще строящихся жилых домов (реальный случай). Верьте только своим глазам.

 

Парковка

Наличие парковки — важный, но не критичный аспект проекта. Опыт проведения нескольких крупных форумов говорит о том, что даже если мероприятие проходит в центре Москвы, отсутствие парковки у площадки не является критичным. Тоже самое относится и к более мелким городам, в которых с парковкой могут быть проблемы. То есть в основном обращать внимание на «эксплозивное предложение» из-за наличия собственной парковки на 1 000 мест не стоит.

 

Транспорт

С другой стороны, важно, чтобы до места проведения вашего мероприятия можно было легко добраться. Выбирайте площадку рядом со станцией метро или остановкой с популярным маршрутом. На сайте, в презентации или памятке участника в будущем обязательно побеспокойтесь о том, чтобы популярно объяснить, как можно добраться до места проведения из аэропорта, с вокзалов, из разных концов города.

 

Отели

Часто будущие участники интересуются, какие отели организаторы могут им порекомендовать. Предполагается, что проверенные отели должны находится рядом с площадкой. И стоимость не должна быть слишком высокой. Вы можете заключить партнерское соглашение на основе спонсорского пакета, по которому гости отеля, приехавшие на ваше мероприятие, смогут получить номер на специальных условиях.

 

Питание

Скорее всего вы ограничитесь организацией питания только для участников самого высокого статуса (VIP). Будьте готовы к тому, что на площадке вы будете вынуждены воспользоваться услугами ее собственной службы кейтеринга. А это значит, что цены не будут низкими. Более того, они будут запредельно высокими. Поэтому рассматривать вариант организации питания для всех участников не стоит.

Подумайте о том, чтобы выбрать место проведения рядом с большим количеством кафе и баров с приемлемыми ценами. В описании мероприятия можно упомянуть (например, на карте), что рядом с вами находится несколько популярных заведений.

Не забудьте организовать достаточно продолжительные перерывы на обед (не менее 1 часа). Этого достаточно, чтобы обеспечить вашим гостям возможность самостоятельно в комфортных условиях отдохнуть и поесть.

 

Время

Вы должны помнить, что интересные даты, вроде выходных, занимают за 9-12 месяцев вперед, если речь идет о площадках топ-уровня. Я рекомендую связываться с администраторами площадки, которая вам понравилась, за год, чтобы забронировать дату.

Стремитесь к подписанию договора, если вы определились с местом, как можно быстрее. Так как в тоже самое время администратор будет вести переговоры с вашими конкурентами.