Глава третья.

Когда начинать подготовку

Для подготовки крупного мероприятия, в котором планируется участие 500-1000 человек потребуется не менее 6 месяцев. Оптимальным можно назвать срок в 9-12 месяцев.

Если мероприятие проходит регулярно (например, это ежегодный фестиваль рекламы), то на подготовку будет уходить намного меньше времени, так как многие процессы и решения будут просто скопированы с предыдущего. При этом сокращение сроков не касается работы, связанной с анонсированием и информационным сопровождением события.

 

Аврал будет в любом случае. Независимо от того, когда вы начали подготовку.

 

Неоднократный реальный опыт показывает, что как бы хорошо не велась организация события, темпы набора участников и непредвиденные ситуации заставляют в последний месяц и особенно в последние 5-7 дней перед мероприятием работать в авральном режиме. В такие дни бессонные ночи, повышенный темп работы, возрастающая многозадачность каждого сотрудника — естественные и необходимые явления. Этот факт нужно принимать в виду при составлении плана работы команды.