Планирование работы — важный компонент любого проекта и, своего рода, гарант его успешного завершения.

Как учит нас тайм-менеджемент, для того, чтобы выполнить задачу, нужно ее сначала записать. Для выполнения простых проектов можно использовать списки (todo- и чек-листы).

Для ведения работы над сложными вам, скорее всего, понадобится использовать более сложные методы.

Одновременное выполнение задач

Одна из частых ошибок в составлении списков задач — расстановка каскадом или «лесенкой». Иными словами, задачи не всегда должны следовать строго друг за другом. Зачастую есть смысл ставить их параллельно (!) друг другу. Так, например, исследования можно вести одновременно с разработкой стратегии, когда основные данные уже получены. Ну а дизайн разных материалов можно делать и вовсе одновременно. Так вы избавите себя от рисков.

Подумайте, что происходит, когда задачи, наоборот, ставятся строго последовательно. Сначала делаем весь дизайн, затем пишем тексты, потом верстаем рекламные полосы.

С таким планом могут возникать проблемы: дизайнер может работать над паттерном для фирменного стиля несколько дней и только над ним. Он будет пробовать самые разные ходы, техники. Вариантов комбинаций может быть собрано 5, 10, 25. И больше. В итоге, он убьет на него столько времени, что тексты к печатной рекламе и сами полосы придется делать на скорую руку. Ну а менеджер проекта не сможет объективно оценить их состояние.

При правильном подходе, когда разные части проекта делаются параллельно, возможно одновременно вести работу над текстами, модульной сеткой будущих макетов печатной рекламы и работать над фирменным стилем.

Руководитель рабочей группы может оценить дизайн-макеты и тексты в любой момент времени. Понятно, что они будут находиться в разной степени готовности, порой даже в начальной. Но такой порядок работы позволяет видеть всю картину готовности проекта целиком.

Помните об этом, когда будете составлять договор.

Что значит «сделать»

В рамках этой главы рассмотрим и другие вопросы, связанные с планированием. Они слабо связаны с разработкой договора, но понимание принципов планирования и управлением времени в проектах поможет при изучении последующих тем.

Рекомендации относительно ведения одновременной работы над разными частями проекта неотделимы от следующего: дизайнер, стратег, копирайтер должны показывать промежуточные варианты своей работы. А руководитель рабочей группы должен организовать работу своей команды так, чтобы она шла в формате совместных обсуждений непрерывно.

Дизайнер не просто ведет работу за свои столом, отгоняя интересующихся коллег словами «Еще не готово», а проводит презентации для всех участников рабочей группы, готовит разные варианты макетов, ведет поиск новых творческих решений, показывает всем свои эскизы и стремится максимально широко вовлекать в процесс всех заинтересованных участников.

В таком формате нет места фразам вроде «Подойди завтра, пока нечего показывать» или «У меня дедлайн в пятницу, а сегодня среда». Наоборот, регулярные коллективные просмотры и обсуждения становятся важной частью повседневной работы.

При таком ходе работы результат не сдается прямо перед дедлайном. Все участники процесса четко понимают, в каком состоянии в каждый момент времени находится проект. И все они заинтересованы учесть мнения коллег и клиента (если это входит в планы студии). И они могут повлиять на него. Не вдаваясь в подробности, можно сказать, что в таком случае применяется матричная система организации и активно развиваются горизонтальные связи между отделами и сотрудниками. Это не только красиво звучит, результат тоже выходит ничего. В общем творческий диалог в рабочих группах развивается максимально активно.

Многолетняя практика работы показывает, что подобный стиль работы — максимально продуктивный. Потому что он практически полностью избавляет от срыва проекта из-за неготовности. Или из-за презентации неверного решения.

График Ганта

Это один из самых наглядных и, пожалуй, эффективных способов визуализации рабочих графиков.

График Ганта, или просто «Гант», представляет собой линейный график, в котором сроки каждого из этапов отмечается в виде отдельной линии. Начало и конец каждой линии выставляются в соответствии с разметкой времени по горизонтали.

К преимуществам графика можно отнести наглядность, возможность работы без интернета и электричества — вы можете составлять его на листах и досках. Гибкость — на графике можно закреплять материалы, делать пометки и записи.

Удобнее всего вести Гант на широкой маркерной доске, размещенной на видном для всех участников проекта месте.

Существует множество сайтов и программ, которые предлагают себя в качестве платформы для автоматического создания Ганта. Я категорически не рекомендую использовать их в случае, если у вас есть возможность работать с широкой магнитно-маркерной доской. Большинство программ и сайтов настолько сложные и запутанные, что на освоение элементарных функций у вас может уйти неприлично много времени.

Кроме того, чем больше вы используете такие платформы, тем больше вы от них зависите. А ничто не вечно.

Конвейер

Если компания ведет большое количество проектов и каждый из них включает более или менее типовые задачи (написание текстов, корректура, верстка; или фотосъемка, ретушь, верстка), то можно организовать визуализацию задач в виде таблицы. В столбец выписываются задачи, а в строку указываются этапы работ.

По мере продвижения проекта от одного этапа к другому метка (в примере — V) сдвигается в следующую по горизонтали ячейку.

В реальности на магнитной или меловой доске перемещаться по строке может стикер с комментариями, данными по проекту (объем, фактические сроки, сложность, трудозатраты специалистов и т.п.) или с данными ответственного по проекту, который и владеет всей информацией.

Такой график позволяет видеть, на каком этапе находится проект, а также, насколько загружен тот или иной специалист (и загружен ли).

Со временем график сможет показать, где «зависают» проекты, кто постоянно очень загружен, какой из этапов проекты проходят быстро, а какие медленно. В общем инструмент способствует развитию производственных процессов.

Таблица может использоваться вместе с графиком Ганта, дающим более широкое представление о проекте.

Порядок контроля работы дизайнеров

Для того, чтобы понять специфику работы с дизайнерами, важно смириться с одним правилом: дизайнеры практически не поддаются контролю.

Конечно же есть отдельная большая когорта дизайнеров, наладивших отношения со временем, своими эмоциями, вдохновением. И скорее всего, они ни со мной, ни с вами работать не будут — они уже где-то далеко. Однако общее правило говорит нам именно о том, что к самым творческим из людей нужен особый подход.

Во-первых, для того, чтобы управлять дизайнерами, необходимо самому точно понимать список текущих и перспективных заданий, которые необходимо будет им поручить. Для этого можно вести простой список заданий на неделю. Очень удобно расписать список заданий на текущую неделю в виде графика, в котором верхнее горизонтальное поле — это дни недели, а левый столбик таблицы — это список задач. И вы можете заполнить получившуюся таблицу, указав в каждой соответствующей ячейке количество часов, которые дизайнер должен отработать по той или иной задаче.

Такой простой график может висеть в кабинете у дизайнеров. Его можно исправлять, делать пометки, менять распределение часов. И если график Ганта дает некое общее представление о хронологии проекта, а конвейер в целом указывает на то, какие задачи актуальны или будут актуальны. То такая простая таблица дает конкретное описание задач с указанием приоритетов. К слову количество часов можно заменить на временные интервалы (09:30-13:30), если необходимо как-то отрегулировать работу с другими специалистами или «успеть» что-то сдать к определенному времени.

Техническое задание

Далее. Каждая задача должна сопровождаться техническим заданием. Задание может быть зафиксировано в любой письменной форме. Можно порекомендовать следующую. Она достаточно простая для освоения и применения и состоит из нескольких блоков:

• крайний срок предоставления результатов работы
• степень важности (горящее, средней важности, второстепенное)
• ответственный по проекту
• ответственный дизайнер
• содержание задания, дата принятия задания
• отметка о выполнении (комментарий)
• подписи менеджера проекта и дизайнера

Форму технического задания для работы можно найти в разделе «Формы документов».

Как мы рекомендовали ранее, не нужно воспринимать deadline, как единственную дату просмотра результатов работы дизайнера. Менеджер проекта и дизайнер должны вести совместную работу по проекту, а deadline — срок получения финальной версии проекта. И не стоит ставить «ложные» дедлайны в расчете на то, что дизайнер по факту сдаст ваш проект раньше, чем действительно нужно и вы таким образом перестрахуетесь. В этом случае может получиться как в басне про мальчика и волка: дизайнер поймет, что вы выставляете сроки с запасом и будет намеренно затягивать со сдачей.

Творческое задание, в котором изображены примеры или расписаны образы, схемы, тексты и т.п., может быть описано как в самом техническом задании, так и в приложении к нему.

Техническое задание распечатывается в двух или более экземплярах, которые передаются дизайнеру, менеджеру проекта и директору, например. Это исключает случайную потерю задания дизайнером, фальсификацию и прочие недоразумения, которые могут повлиять на ход проекта. Все-таки мотивы бывают разные и лучше, если любые риски «потерять ТЗ» будут исключены.

В итоге порядок постановки задачи может выглядеть следующим образом:

• создание технического задания
• внесение задачи с указанием часов на выполнение в таблицу в кабинете дизайнеров

Все. Это очень просто и опробовано на практике. В случае дистанционной работы такую форму может заменить простой todo-лист. Существует масса платформ для их ведения.

Итого. Когда дизайнер приступает к выполнению задачи, он, во-первых, смотрит на список задач в таблице, далее находит соответствующее задание, распечатанное на бумаге. После выполнения отдает задание своему менеджеру.

Важно, что это высвобождает время и внимание. А именно. Для того, чтобы найти, что вы как дизайнер должны делать сейчас, вечером или завтра, вам достаточно просто посмотреть на таблицу с указанием часов работы по каждой задаче и найти соответствующее техническое задание.

И далее, чтобы менеджеру проверить загруженность того или иного дизайнера, ему достаточно посмотреть на таблицу или сразу на технические задания, которые находятся в соответствующей стопке.

В чем прелесть такого порядка работы, так это в том, что его легко освоят и те, кто в принципе не готов к планированию своей работы. От них требуются минимальные усилия.

После выполнения задачи менеджер проекта ставит дату принятия задачи в соответствующем поле технического задания и в комментариях указывает свой отзыв. Далее передает завершенные технические задания руководству, которое, в итоге, владеет информацией о том, когда задача поступила, когда была выполнена и как.

Такой алгоритм подтвердил свою функциональность в течение нескольких лет успешной работы связки отдела разработок, отдела дизайна и руководителя рабочей группы.

Важное замечание

Создание графиков, схем, технических заданий, фиксация бизнес процессов и прочая формализация не должны быть самоцелью. Какие-то компании нуждаются в том, чтобы фиксировать все, что происходит внутри. А другие вполне справляются и без этого.

Если вы только начинаете работу, то попробуйте использовать сначала одну из подходящих вам таблиц. Затем, когда, и если, почувствуете необходимость в освоении других, переходите к ним.

Любая формализация и администрирование должны быть вызваны реальной потребностью и не должны встречать отторжение внутри коллектива. Если кому-то достаточно один раз услышать задачу и получить по icq ссылки на референсы, а затем в срок сдать проект на хорошем уровне, то ему и технические задания не нужны.

CRM-системы

У CRM-систем есть ряд преимуществ: коллективный доступ, автоматизация типовых операций, учет времени, контроль доступа и другие. На недостатки нужно обратить особое внимание, так как они могут критично повлиять на ход и даже выполнимость проекта: типовые и не подходящие ряду компаний формы отчетов и форм постановки задач; платный доступ; относительная сложность в освоении. Все. Под остальное можно подстроиться или исправить самому.